Perché è importante fare un backup periodico dei dati aziendali

In un mondo ormai del tutto tecnologico e multimediale dove la maggior parte delle operazioni e relativa documentazione viene stilata e settata in formato digitale, la sicurezza informatica è uno degli aspetti di maggiore importanza, tanto più in ambito lavorativo, dove la perdita di dati e materiale costerebbe alle aziende o ai singoli professionisti un danno dal costo assai rilevante.

Non basta limitarsi semplicemente ai sistemi di salvataggio dei dispositivi elettronici perché molti possono essere i rischi di perdita o danneggiamento per cause anche banali, quali guasti e malfunzionamenti tecnici, oppure virus o malware, nonché pericolo di furti o trafugamento da parte di terzi. Non ci si può quindi affidare alla semplice buona sorte e bisogna essere preparati ad ogni evenienza, assicurando in maniera totale e ben strutturata il lavoro di tutti i giorni.

Per fare questo uno degli strumenti chiave di una buona gestione di archivio, che permette di lavorare in sicurezza, è senza dubbio un costante e strutturato backup dei dati, ovvero il salvataggio, o potremo anche dire la copia, di tutto il materiale lavorativo.

È essenziale, o meglio d’obbligo, avere un buon sistema di backup e programmarlo in modo tale da essere sempre certi di avere una copertura coerente e aggiornata su quanto viene elaborato.

Backup aziendale, una buona prassi

Il salvataggio di sicurezza che offre il backup permette di essere al riparo da ogni rischio e anche di risolvere eventuali problemi in maniera rapida, efficace e senza troppi danni che costerebbero all’azienda una perdita consistente di tempo e denaro.

Un buon backup offre la possibilità di recuperare in maniera celere dati persi, danneggiati, erroneamente modificati, nonché cancellati, è un assicurazione per lavorare in sicurezza e anche per questo va gestito con criterio.

Sarebbe infatti buona norma non solo essere dotati di un buon sistema di backup ma anche programmarlo in modo che si ripeta con frequenza e costanza ed essere certi quindi che i dati salvati siano i più recenti.

L’organizzazione di tale processo può sembrare laboriosa e in effetti, se parliamo di dover tenere copia di una grande realtà lavorativa, in termini tecnici può effettivamente richiedere un dispendio di tempo ed energia considerevole, tuttavia un costo del tutto e ampiamente giustificato in confronto al danno di una perdita improvvisa di dati.

Soluzioni possibili per il backup

Ad oggi inoltre sono tante le soluzioni che permettono di organizzare un buon processo di backup in totale autonomia, eventualmente ci si può anche avvalere di professionisti esterni che elaboreranno e all’occorrenza gestiranno in toto la soluzione più adatta in base alle esigenze del cliente.

Tra queste soluzioni possiamo sottolineare alcune tra le più usate che si differenziano sostanzialmente nel modo in cui viene archiviato il backup.

Possiamo infatti trovare soluzioni di archiviazione fisica, tramite un HDD, ovvero un hard disk drive, generalmente esterno, questa tipologia di backup è senz’altro la più basilare e adatta a chi non ha un enorme mole di dati da copiare. È preferibile in ogni caso che il salvataggio sia regolare e giornaliero e che si facciano più copie di sicurezza.

Altra soluzione è l‘archiviazione digitale tramite un hardware NAS, ovvero un network adibito al salvataggio dei dati aziendali, uno strumento sicuramente più comodo e più potente per chi ha una mole di dati da archiviare che risulta molto pesante. Inoltre permette di fare copie in automatico e con maggiore facilità la condivisione dei dati tramite una rete aziendale e quindi potervi accedere da più dispositivi contemporaneamente.

Altra soluzione è il backup tramite Cloud, che permette l’archiviazione digitale senza bisogno di alcun hardware ma esclusivamente di uno spazio virtuale. Questo metodo, semplice ed efficace, permette quindi di salvare i dati non in maniera fisica e ciò, in un certo senso, li rende maggiormente al sicuro da tutti quei rischi che possono danneggiare gli strumenti hardware.

Tuttavia per quanto l’una o l’altra soluzione potrebbe essere la più adatta alle proprie esigenze va detto che la miglior cosa sarebbe adottarne diverse insieme e quindi assicurasi più backup su più supporti ed azzerare così ogni rischio di perdite improvvise da malfunzionamento, danneggiamento o altri danni.

Settori d’impiego

In termini di sicurezza il backup non è importante semplicemente per la tutela di dati di tipo documentale ma di ogni genere di materiale che l’azienda o il singolo necessita. E può essere quindi applicato in molti contesti, come ad esempio le società che offrono servizi di vigilanza e videosorveglianza.

Per lo scopo di tutela che deve offrire un sistema di videosorveglianza è importante avere un altrettanto valido sistema di backup che salvi in maniera corretta e autonoma i vari video e ne renda pronto l’uso laddove necessario, in maniera rapida e facile.

Discorso che si applica anche nella gestione di dispositivi telefonici e quindi aziende che operano con strumenti quali centralini digitali e fisici. È altamente importante archiviare in modo corretto i dati della clientela e delle varie interazioni, e tenere il tutto al sicuro da perdite o danni imprevisti.

Questo sposta la nostra attenzione sul legame stretto che ha la connettività con gli strumenti di backup. Una rete affidabile, veloce e sicura permette di realizzare e gestire in altrettanta sicurezza un buon sistema di backup.

Utile a tal scopo affidarsi a compagnie specializzate in grado di offrire soluzioni all’avanguardia, tecnologie di vario tipo, dalla fibra ottica ai sistemi wireless. Società che possono realizzare dei software adatti ad ogni esigenza e strutturare reti aziendali precise ed avanzate, nonché offrire assistenza tramite il monitoraggio e l’analisi costante delle strutture digitali.

Ad oggi riuscire a sposare bene il passaggio tra l’analogico e il digitale usando al meglio gli strumenti che il mercato mette a disposizione ci permette non solo di migliorare le performance lavorative ma anche di ridurre i costi di gestione, e una buona parte dell’impatto ambientale che i processi aziendali producono, è quindi importante e fondamentale soffermarsi sulla scelta di una soluzione ottimale alle proprie esigenze.